LA OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE LOS EMPRESARIOS O PROFESIONALES.

Algunos aspectos relacionados con la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos V0208-18, de 30 de enero de 2018.

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar, con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo de prescripción previsto en la LGT, los siguientes documentos:

1. Las facturas recibidas.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas.
3. Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.
4. Respecto al REAGP (régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca) del IVA, los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.
5. En el supuesto de importaciones, los documentos mencionados en el art.97.uno.3º de la LIVA.

También están obligados a conservar la documentación citada:

- los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA;
- quienes, no siendo empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso solo alcanza a los documentos citados en el punto 1 y 3 anteriores.

La obligación de conservación puede ser cumplida materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo.

Es necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Directiva 2010/24/UE y por el Reglamento UE/904/2010.

SÍNTESIS DE LA CONSULTA VINCULANTE V0208-18 DE 30 DE ENERO DE 2018. CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO.

Una asociación, que utiliza procesos de digitalización certificada de documentos destruyendo y sustituyendo los originales en papel, plantea a la DGT qué tipo de firma electrónica es válida para el proceso descrito.

Los sujetos pasivos de IVA están obligados a expedir o entregar factura o justificantes de todas sus operaciones, incluidas las no sujetas y las sujetas y exentas, así como a conservar copia o matriz de aquellos (art.164.Uno.3º LIVA; art.1 Reglamento Facturación).

Y en relación a la expedición en formato electrónico de las facturas, así como a la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, se determina que se pueden garantizar en particular, por alguna de las siguientes formas (art. 10 Reglamento Facturación):

1) Mediante una firma electrónica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido (art.2.2 Directiva 1999/93/CE).
2) Mediante un intercambio electrónico de datos (art.2 Recomendación Comisión 94/820/CE anexo I).
3) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Abunda la DGT en su respuesta alegando que es reiterado criterio suyo, en relación con la digitalización de facturas emitidas en papel, que una factura expedida y recibida en formato electrónico tiene la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante; no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la asociación, aunque sean posteriormente digitalizadas por ella para su conservación.

Respecto de la conservación por medios electrónicos se ha de hacer de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria puede exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible (art.21.1 Reglamento de Facturación).

No se incluyen entre los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.

Por último, los softwares de digitalización homologados son aquellos referidos en la AEAT Resol 24-10-2007, aunque nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios, siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados, sin perjuicio de la facultad reservada a los órganos de gestión de la Administración respecto de la forma en que deben cumplirse las obligaciones formales derivadas del IVA.

CONCLUSIÓN

El Reglamento de Facturación no exige la conservación de una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.

¿Se puede en pdf y por e-mail? Hasta ahora Hacienda se iba por las ramas cuando alguien le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina "una pista de auditoría fiable".

Pues bien, aunque con estas respuestas ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, Hacienda ha ido más allá, ya que confirmó la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica en varias consultas vinculantes (DGT V0553-15, V0340-15 y V2426-14) .
Eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. Sin embargo, eso no será difícil para su empresa, pues cabe tener en cuenta lo siguiente:

- Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.
- Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

En resumen, Hacienda ha confirmado que el envío de una factura en PDF y por e-mail es válido a todos los efectos.